名刺作成システムを使うメリットとデメリットとは

オンラインで利用できる様々なシステムが運用されるようになり、名刺作成についても専門のシステムが使われるようになってきました。名刺作成システムを使うのにはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

名刺作成業者の立場、利用者の立場の両方からどのような特徴があるシステムなのかを理解しておきましょう。

作業を全てシステム上で行えるのがメリット

名刺作成システムは通常はウェブ上あるいはアプリ上で動作するシステムになっていて、名刺作成に関わる一通りの作業をシステム上で行えるのが特徴です。通販システムのように名刺の発注と受注ができるようになっているのは確かで、それだけでも利用価値はあるでしょう。

利用者としては24時間365日、いつでも名刺を発注できるメリットがあります。

基本的にはデザインをアップロードし、印刷する名刺の枚数や使用する用紙、オプションとして選べる光沢加工などを自由に選択するだけで発注することが可能です。納期の希望も出すこともでき、即発注にせずに見積もりを出してもらうこともできます。

業者の料金システムによって即時発注が可能か、見積もりを取らなければならないかといった点には違いがありますが、名刺作成に関わる要望をいつでも端的に伝えることができるのが魅力です。業者としては営業時間外でも注文を受けることができるメリットがあります。

それに加えて、システム上に情報を集約できることから、次にどの注文の名刺を印刷したら良いかを速やかに判断することが可能です。また、受注連絡なども自動化できるシステムが多く、顧客とのやり取りの負担も減らせます。

それに加えて重要なのが注文内容を明確化できることです。利用者が責任を持って用紙の種類や印刷枚数などを指定していて、その内容はシステム上に記録されていることから間違いがありません。もしその内容に沿って印刷して苦情を言われたとしても、指定された通りに印刷したと押し通すことができます。

このような安心ももたらしてくれるのが名刺作成システムの特徴です。

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コスト削減が可能なのもメリット

名刺作成システムを導入すると業者としてはコスト削減が可能なのがメリットで、それに伴って利用者も安く名刺を印刷してもらえるようになるのが一般的です。

名刺印刷をするために業者が必要とする経費にはインク代や用紙代、電気代などもあるのは確かですが、実はかなり大きな比重を占めているのが人件費となっています。いかにして少ない人材で名刺作成の依頼を受けて、指定された通りに印刷を行い、要望された形で納品するかというのが大きな課題なのです。

名刺作成システムは受注の部分を全てシステム上で行えるようにするのが特徴で、受付窓口を設ける必要がなくなります。店舗を持たずに印刷業を営むこともできるため、店舗分の賃料をカットすることもできるでしょう。名刺作成システムを利用するときには費用がかかるのも確かです。

多くの業者では独自のシステムを運用しているため初期コストをたくさんかけていますが、ランニングコストはあまりかかりません。長期的に見れば十分に利益を取り戻せるため、ランニングコストが低いメリットを生かして印刷費用で他社との差別化をしているのが通例です。

クラウドタイプのシステムを使っているときでも店舗物件の賃貸料に比べたら安上がりなことが多く、人件費も考慮すれば十分にペイするでしょう。結果としてやはり料金を下げて顧客をかき集めることが可能になり、利用者は安く利用できる業者として注目できるようになります。

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システム上で完結してしまうのはデメリットにもなる

システム上で多くの手続きを行えるのは効率性から考えると優れていますが、必ずしもそれがベストとは限りません。システム上で発注や受注の処理が終わり、さらには決済と納品までできることもあります。ただ、それが利用者にとっても業者にとってもデメリットになってしまうことがあるのです。

利用者としてはシステム上で与えられている選択肢しか選ぶことができません。こういう名刺にしたいという希望があるときに、どの用紙を選んだら良いのかがわからない場合もあるでしょう。システム上で発注する場合には業者と直接相談しながら決めるのは難しく、結果的に見ればあまり良いとは言えない選択をしてしまうリスクもあるのです。

一方、業者としては機械的に作業をする形になってしまいがちで、リピーターの獲得が難しい傾向があります。人と人との直接のつながりを作ることが難しいのはシステム上で処理を進めてしまう方法のデメリットです。それでなお利益を上げ続けられるようなサービスを提供していかないと事業が立ち行かなくなってしまうリスクがあります。

その場しのぎの導入にならないように工夫をしていく必要があるのです。

手間がかえってかかることもある

利用者としては名刺作成システムのせいで手間がかかってしまうこともあります。このデザインの名刺を作りたいというときに、システムにアクセスしてみたらそのファイル形式に対応していなくてアップロードできないという場合もあるでしょう。

他のファイル形式に変換したら少しデザインが変わってしまい、直すのに何日もかかってしまうこともあります。また、一言で業者に伝えてしまえば簡単なのに、システム上で必要なものを選んでチェックし、不要なもののチェックを外していくという作業が必要なのがストレスになることもあるでしょう。

手間がかえってかかってしまうという印象を持つ利用者は多いので気をつけなければなりません。

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法人利用では運用の仕方次第で役に立つ

法人が特定の印刷業者と提携して名刺作成システムを導入するというケースもあります。多くの企業では独自のデザインの名刺を社員に持たせるようにしていますが、その発注がいつ必要で、どれだけの枚数があったら良いかは人によってまるで違うでしょう。

その発注業務を名刺作成システムで個人に行ってもらうという運用がよく行われています。個人に負担がかかることにはなりますが、必要なときに必要なだけ名刺を手に入れられるので営業職のように頻繁に名刺を使う人には便利な方法です。

独自のデザインの名刺がない企業の場合にも、名刺の発注先を統制しつつ、簡単に名刺作成を行える環境を提供できる点で優れています。名刺をたくさん使用している現場があるなら業者との提携を考えてみましょう。

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